Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van Online MS, het platform voor kwaliteits-, arbo-, milieu- en compliancebeheer (KAM/QHSE) dat bestaat uit de webapplicatie op online-ms.io en de bijbehorende mobiele app.

1. Definities

• Leverancier: WE Management International B.V., gevestigd aan Grenulaan 40, 4531 AC Terneuzen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67012205.
• Klant: de onderneming of organisatie die met de leverancier een overeenkomst sluit voor het gebruik van de dienst.
• Dienst: Online MS, inclusief de webapplicatie, de mobiele app, koppelingen, AI-functies en ondersteuning.
• Gebruiker: een natuurlijk persoon die namens de klant toegang heeft tot de dienst.
• Omgeving: het afgeschermde deel van de dienst (tenant) waarin de gegevens van de klant zijn opgeslagen.
• Klantdata: alle gegevens die de klant of zijn gebruikers in de dienst invoeren, uploaden of laten genereren.
• Overeenkomst: de afspraken tussen leverancier en klant over de dienst, waaronder het gekozen abonnement, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

2. Toepasselijkheid en alleen zakelijk gebruik

1. Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, overeenkomsten en het gebruik van de dienst. Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.
2. De dienst is uitsluitend bestemd voor ondernemingen en organisaties die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf. De klant verklaart niet als consument te handelen. Bepalingen die specifiek consumenten beschermen, zoals het herroepingsrecht, zijn daarom niet van toepassing.
3. Wie namens de klant een abonnement afsluit, verklaart daartoe bevoegd te zijn.

3. De dienst

1. De leverancier stelt de dienst beschikbaar als online software (Software-as-a-Service). De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst voor de duur van de overeenkomst te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering.
2. De leverancier mag de dienst doorontwikkelen en functies wijzigen, vervangen of beëindigen. Wezenlijke verslechteringen van functionaliteit waarvoor de klant betaalt, worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd; de klant mag de overeenkomst dan per de ingangsdatum van de wijziging opzeggen.
3. Onderdelen van de dienst kunnen worden aangeboden via diensten van derden, zoals Google Workspace, Microsoft 365, betaaldienst Stripe en AI-modellen. Daarop zijn ook de voorwaarden van die derden van toepassing.

4. Accounts en beveiliging

1. De klant bepaalt welke gebruikers toegang krijgen en met welke rechten, en is verantwoordelijk voor hun handelen in de dienst.
2. Inloggegevens zijn persoonlijk en worden geheimgehouden. De klant meldt vermoed misbruik direct aan de leverancier. Wij raden tweestapsverificatie aan voor alle gebruikers.
3. De leverancier neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.

5. Gebruiksregels

De klant en zijn gebruikers gebruiken de dienst niet om:

• wet- of regelgeving te overtreden of inbreuk te maken op rechten van anderen;
• onrechtmatige, schadelijke of misleidende inhoud op te slaan of te verspreiden;
• de beveiliging, beschikbaarheid of werking van de dienst te verstoren, te testen of te omzeilen zonder schriftelijke toestemming;
• de dienst geautomatiseerd of op een buitensporige manier te belasten, of door te verkopen aan derden.

Bij overtreding mag de leverancier de toegang tijdelijk blokkeren of de overeenkomst beëindigen, na voorafgaande waarschuwing tenzij dat redelijkerwijs niet kan.

6. Abonnement, looptijd en automatische verlenging

1. Het abonnement gaat in op de datum die in de overeenkomst met de klant staat en geldt voor de gekozen periode (maand of jaar).
2. Het abonnement wordt na afloop van elke periode automatisch verlengd met een periode van dezelfde duur, tenzij de klant het tijdig opzegt.
3. Een maandabonnement kan op elk moment worden opgezegd en eindigt dan aan het einde van de lopende maand.
4. Een jaarabonnement kan worden opgezegd tot uiterlijk 1 maand vóór het einde van de lopende jaarperiode. Wordt later opgezegd, dan wordt het abonnement nog één jaarperiode verlengd en eindigt het daarna.
5. Opzeggen kan per e-mail aan info@we-management.com. Ziet de beheerder in zijn profiel de knop Abonnement & facturen, dan kan hij ook daar opzeggen. De klant ontvangt een bevestiging met de einddatum.
6. Tot de einddatum blijft de dienst volledig beschikbaar.

7. Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij anders vermeld.
2. Abonnementsgelden worden per periode vooraf gefactureerd. De klant betaalt de factuur binnen de termijn die erop staat, per bankoverschrijving of via de betaallink bij de factuur (betaaldienst Stripe). Een abonnement online afsluiten en automatisch betalen in de dienst zelf is nog niet mogelijk. Voor zakelijke klanten in een ander EU-land met een geldig btw-nummer wordt de btw verlegd.
3. De leverancier mag de prijzen eenmaal per jaar aanpassen. Een prijsverhoging wordt ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd en geldt vanaf de eerstvolgende periode. Is de klant het er niet mee eens, dan mag hij opzeggen per de ingangsdatum.
4. Wordt een factuur niet op tijd betaald, dan ontvangt de klant een herinnering. Blijft betaling 14 dagen na de herinnering uit, dan mag de leverancier de toegang beperken (bijvoorbeeld tot alleen-lezen) totdat is betaald, en is de wettelijke handelsrente verschuldigd.
5. Betaalde bedragen worden niet terugbetaald, ook niet bij tussentijds opzeggen of minder gebruik, tenzij de wet dat vereist of in deze voorwaarden anders staat.

8. Klantdata en intellectueel eigendom

1. Klantdata blijft eigendom van de klant. De leverancier gebruikt klantdata, conform de verwerkersovereenkomst, uitsluitend om de dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.
2. Alle rechten op de dienst, de software, sjablonen, blueprints, documentatie en merknamen berusten bij de leverancier of zijn licentiegevers.
3. De leverancier mag geanonimiseerde, niet tot personen of klanten herleidbare gebruiksstatistieken gebruiken om de dienst te verbeteren.

9. Persoonsgegevens

Voor persoonsgegevens in de klantdata is de klant verwerkingsverantwoordelijke en de leverancier verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de overeenkomst. Hoe wij zelf persoonsgegevens verwerken, staat in onze privacyverklaring. De partijen die wij hiervoor inschakelen staan op de pagina subverwerkers.

10. AI-functies

1. Welke functies. De dienst bevat functies die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI), zoals: een AI-assistent die vragen over de compliance-status van de omgeving beantwoordt; een setup-assistent die een omgeving helpt inrichten; het opstellen van blueprints, formulieren, documenten en eisen op basis van een opdracht of door de klant aangeleverde bronbestanden; en het analyseren en samenvatten van zulke bronnen. Welke AI-functies beschikbaar zijn kan per abonnement en per omgeving verschillen; nog niet elke functie is voor iedere klant beschikbaar.
2. Herkenbaar. Overeenkomstig artikel 50 van de Europese AI-verordening maken wij duidelijk wanneer u met een AI-systeem werkt en wanneer inhoud met AI is gegenereerd, met een label of melding bij de betreffende functie of inhoud.
3. AI-leverancier. De AI-functies worden geleverd met modellen van Anthropic, PBC (Verenigde Staten), die als subverwerker optreedt. Gegevens gaan daarbij vanuit de EU naar de Verenigde Staten. Die doorgifte is geregeld met de verwerkersovereenkomst van Anthropic, de standaardcontractbepalingen (SCC) van de Europese Commissie en, voor zover van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework. Zie de pagina subverwerkers.
4. Welke gegevens. Naar de AI-leverancier gaat alleen wat de gebruiker zelf aan een AI-functie aanbiedt (bijvoorbeeld een vraag, opdracht of geüpload bronbestand), aangevuld met de context uit de omgeving die nodig is om die vraag te beantwoorden (bijvoorbeeld namen van normen, eisen, formulieren of documenten). Een AI-functie gebruikt alleen gegevens uit de eigen omgeving van de klant, nooit die van andere klanten.
5. Geen training. Klantdata wordt niet gebruikt om AI-modellen van de leverancier of van de AI-leverancier te trainen.
6. Bewaren. Gesprekken met de AI-assistenten (vragen en antwoorden) worden in de omgeving bewaard zodat de gebruiker erop kan voortbouwen, en worden uiterlijk 12 maanden na de laatste activiteit automatisch verwijderd, of eerder bij het einde van de overeenkomst. Wat met AI is aangemaakt en door de klant is behouden (zoals formulieren of documenten), is gewone klantdata. Van elk AI-verzoek bewaren wij alleen gebruiksgegevens (tijdstip, functie en verbruikte AI-credits) voor de verbruiksregistratie en facturatie.
7. Geen advies. AI-uitkomsten zijn hulpmiddelen en kunnen onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Zij zijn geen juridisch, compliance- of certificeringsadvies. De klant controleert de uitkomsten voordat hij ze gebruikt en blijft verantwoordelijk voor beslissingen die hij daarop baseert.
8. Uitschakelen. AI-functies staan standaard aan. De beheerder van de klant kan ze per omgeving uitschakelen via de bedrijfsinstellingen (AI-functies); daarna worden voor die omgeving geen AI-verzoeken meer uitgevoerd. Het verbruik van AI-credits is daar ook in te zien.
9. Eigen AI-assistent koppelen. Koppelt de klant een eigen AI-assistent, zoals ChatGPT of Claude, via onze MCP-koppeling met zijn omgeving, dan geeft een gebruiker daarvoor zelf toestemming; de assistent handelt dan met de rechten van die gebruiker en kan niet meer zien of doen dan de gebruiker zelf. Gegevens die zo naar de eigen AI-assistent van de klant gaan, vallen onder het contract van de klant met de aanbieder van die assistent en onder de verantwoordelijkheid van de klant; de leverancier is daarvoor niet verantwoordelijk. De schakelaar AI-functies geldt voor de AI-functies in de dienst, niet voor zo'n eigen koppeling.

11. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

1. De leverancier streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.
2. Gepland onderhoud vindt zoveel mogelijk buiten kantoortijden plaats en wordt bij verwachte langere onderbreking vooraf aangekondigd.
3. De leverancier maakt dagelijks meerdere back-ups van de dienst. Deze zijn bedoeld voor herstel van de dienst bij calamiteiten; zij vervangen niet de eigen verantwoordelijkheid van de klant voor zijn administratie.
4. Ondersteuning is per e-mail beschikbaar op werkdagen via info@we-management.com.

12. Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van de leverancier wegens een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad is beperkt tot vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de dienst heeft betaald.
2. De leverancier is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens door handelen van de klant, boetes van toezichthouders of schade door bedrijfsstagnatie.
3. De leverancier is niet aansprakelijk voor schade door het gebruik van AI-uitkomsten zonder controle door de klant, of door storingen bij diensten van derden waarop de leverancier redelijkerwijs geen invloed heeft.
4. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leverancier of zijn leidinggevenden.
5. Een vordering vervalt als de klant de schade niet binnen 12 maanden na het ontstaan schriftelijk bij de leverancier heeft gemeld.

13. Overmacht

De leverancier is niet gehouden tot nakoming bij overmacht, zoals storingen bij hosting-, internet- of energieleveranciers, cyberaanvallen ondanks redelijke beveiliging, pandemieën of overheidsmaatregelen. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen.

14. Einde van de overeenkomst en uw gegevens

1. Na het einde van de overeenkomst kan de klant gedurende 30 dagen zijn klantdata exporteren of een export aanvragen. Daarna wordt de toegang tot de omgeving afgesloten.
2. Uiterlijk 60 dagen na het einde worden de klantdata verwijderd. Resterende kopieën in back-ups worden overschreven volgens de vaste back-upcyclus en zijn tot dan niet toegankelijk voor gebruik.
3. De leverancier mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als de klant failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt of de dienst ernstig misbruikt.

15. Wijziging van deze voorwaarden

De leverancier mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf per e-mail of in de dienst aangekondigd. Gaat de klant niet akkoord, dan mag hij opzeggen per de ingangsdatum van de wijziging. De geldende versie staat altijd op https://online-ms.io/algemene-voorwaarden.

16. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Zeeland-West-Brabant, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

17. Contact

WE Management International B.V. · Grenulaan 40, 4531 AC Terneuzen · KvK 67012205 · BTW NL856793164B01 · info@we-management.com